Liberar a equipe do escritório de procurar em pilhas de papel para encontrar um único documento ou lidar com arquivos transbordando tem sido uma das grandes soluções que os escritórios modernos podem buscar.
Mas, mesmo com essa motivação, digitalizar tudo, desde extratos bancários, registros médicos e outros formulários em papel, pode ser intimidante para muitos e, na maioria dos casos, requer uma avaliação completa dos verdadeiros benefícios da ausência de papel.
O que é um escritório paperless?
Geralmente, o termo escritório paperless (sem papel) abrange qualquer prática que reduz a dependência de uma organização em papel para suas operações comerciais diárias. Esses documentos podem ser formulários recebidos de vendedores, fornecedores ou clientes, ou qualquer informação não gerada ou transmitida eletronicamente para um escritório.
A conformidade regulatória tem sido o fator determinante para algumas indústrias migrarem do papel para o digital. Isso forçou muitas organizações a mudar para registros eletrônicos ou enfrentar penalidades e perda de apoio financeiro. Por exemplo, o Affordable Care Act forneceu aos consultórios médicos dos Estados Unidos, o apoio para investir na infraestrutura necessária para eliminar o papel.
Benefícios de um escritório paperless.
Reduzir a quantidade de papel que uma organização usa se traduz em várias vantagens distintas. No topo dessa lista, ele pode reduzir os custos de negócios e, ao mesmo tempo, melhorar a produtividade e a eficiência da equipe. Alguns dos outros benefícios do papel sem papel incluem o seguinte:
· colaboração aprimorada ao usar documentos eletrônicos para compartilhar informações, especialmente com aqueles que não estão no mesmo local físico;
· melhor rastreamento de acesso a registros e eliminação de acesso não autorizado à informação;
· recuperação do espaço físico, eliminando a necessidade de salas de registros;
· redução de erros associados a caligrafia ilegível e mudança para documentos eletrônicos;
· a capacidade de capturar dados discretos e realizar análise de dados;
· digitalização de documentos legados para capturá-los digitalmente e torná-los mais facilmente pesquisáveis;
· melhor produtividade da equipe; e recursos de extração de dados e roteamento inteligente com base no conteúdo.
Desafios de um escritório paperless.
Apesar dos benefícios do paperless, existem algumas desvantagens que impedem algumas organizações de implementar totalmente um escritório sem papel, incluindo o seguinte:
· Muitas organizações ainda usam documentos em papel, e convertê-los para um formato digital pode ser trabalhoso.
· O uso de um sistema digital pode retardar alguns fluxos de trabalho para funcionários que não são tão eficientes com o software.
· Os sistemas digitais, se não tiverem backup e proteção adequados, podem sofrer perdas de dados dispendiosas.
· Alguns regulamentos, exigem que os registros sejam mantidos em formato de papel por vários anos.
· Os aplicativos e sistemas necessários para a manutenção de registros digitais podem ser caros.
· Ataques de ransomware e outras ameaças de segurança estão afetando cada vez mais organizações.
· Ao digitalizar documentos antigos, o tempo de transição pode sair dos escritórios em um modelo híbrido, onde os funcionários devem utilizar documentos em papel e registros digitais simultaneamente.
Decidindo ficar sem papel.
Ao avaliar se devem mudar para um escritório sem papel, as empresas devem tomar medidas para garantir que a organização tome a decisão certa, incluindo o seguinte:
· Identifique os requisitos e oportunidades associados à eliminação do papel e seu efeito nos negócios.
· Identifique todos os riscos associados ao paperless.
· Determine o investimento necessário para implementar o sistema.
· Avalie outras empresas que adotaram um caminho semelhante em direção a um escritório sem papel e determine sua posição geral na iniciativa.
· Obtenha a adesão da liderança para ajudar a impulsionar a mudança em toda a organização ou unidades de negócios.
A eliminação do papel é geralmente vista como um movimento na direção certa, à medida que as organizações tentam acompanhar os avanços de software que eliminam lentamente a necessidade de papel. Embora o processo possa parecer assustador para aqueles que ainda lidam com uma enorme quantidade de papel, os benefícios de um escritório sem papel podem valer a pena.